Offisync es una extensión de MS Office que permite integrar nuestros documentos con Google Apps y Google Docs, en concreto permite la integración de Word, Excel y Power Point.

Google Apps, como ya conocemos, incluye Google Docs y Google Sites, dos estupendas herramientas que nos pueden ayudar en nuestras tareas de colaboración.

Por un lado Google Docs podría ser lo equivalente a la carpeta “Mis Documentos” de cualquier Windows, un lugar donde podemos dejar cualquier fichero y acceder a él desde un navegador instalado en cualquier ordenador.

Desde Google Docs también se puede decidir compartir los ficheros y con quien, no importa que sea gente de nuestra organización o grupo, también con gente de fuera.

Por otro lado Google Sites podría ser una solución simple y rápida para solucionar el problema de presencia de una organización en Internet, donde los usuarios pueden depositar sus documentos en el repositorio central de la aplicación.

Una vez se instala Offisync se instala una barra en Word, Excel y Power Point, en cualquier versión de MS Office, no está limitado a una serie de versiones.

Desde esa barra los usuarios pueden abrir las carpetas de Google Docs como si estuvieran abriendo una carpeta local del ordenador y por supuesto acceder a dichos documentos directamente desde Office, sin necesidad de utilizar el navegador ni el editor de Google, directamente desde su Office.

Pero no se queda ahí la barra, si decidimos utilizar Google Sites también podremos acceder a cualquier fichero hospedado en Google Sites como si se tratara igualmente de una carpeta local de nuestro ordenador.

Por otra parte OffiSync incorpora un buscador integrado que permite buscar cualquier documento instalado en Google Apps, lo que nos permite encontrar nuestros ficheros rápidamente.

La edición ya hemos comentado antes que puede ser realizada directamente desde Office, sin embargo, Offisync también nos permite seleccionar la opción de editar desde el navegador utilizando el editor de Google Docs abriendo una ventana de nuestro navegador predeterminado.

Sin embargo la barra de herramientas de Offisync no se queda en permitirnos la posibilidad de abrir y editar los documentos, dicha barra dispone de un botón llamado “Dashboard” que nos permite manejar las distintas opciones disponibles en Google Docs y no en Office, como decidir con quien se comparte, documentos recientemente compartidos, documentos recientes en Google Docs y por supuesto ver los demás documentos en la carpeta y los documentos que hayamos marcado como importantes, la famosa estrella de Google Docs.

OffiSync nos permite trabajar en la nube con nuestros documentos de Office de la misma forma que si estuviéramos trabajando desde nuestro ordenador local.

Una de las características más interesantes de OffiSync es la posibilidad del trabajo a tiempo real con varios usuarios en paralelo, aunque no funciona igual que un Wave de Google sí que permite cuando un usuario graba el documento, recibir a los demás usuarios una notificación que el documento ha sido actualizado.

Cuando un usuario modifica un documento y el otro recibe la notificación tenemos la opción de “merge“, es decir, combinar los cambios de los usuarios y no “machacar” la versión más antigua con la más moderna, con lo que perderíamos los cambios.

Esta es sin duda una herramienta muy interesante para el trabajo colaborativo y es una muestra de hacia dónde está yendo la colaboración de ficheros online integrada en la nube.

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